Flot omtale af TOPmanager® i Sjællandske Medier – Læs hele Nina Lises artikel her…

af | 8. maj 2016 | Nyhed

Lean: Et nyt elektronisk ledelsessystem effektiviserer håndteringen af dokumenter. Hos Palle Knudsen Kunststoffabrik i Præstø betyder det sparet tid.

Af journalist Nina Lise, Sjællandske medier
Foto : Hans-Jørgen Johansen og Nina Lise

I alle virksomheder sker der fejl. Kunsten er at lokalisere dem og sikre, at de ikke gentager sig. Lasse Ahm og Kim Ingemann Erichsen fra Vordingborg har udviklet en ny software, der sætter arbejdsgangene i system. Med få klik kan man registrere og behandle afvigelser og forbedringsforslag, styre kalibrering, eftersyn og vedligehold samt versionere forretningsgange og instruktioner.

– Alle indtastninger foregår direkte i systemet. Den samlede organisation kan se, hvor udfordringerne er. Det er også i medarbejdernes interesse, fortæller idémanden bag TopManager, Lasse Ahm, og tilføjer, at alt er browserbaseret, så man kan registrere i systemet, når man står ude hos kunden. Billedet af den defekte vare ryger direkte i systemet uden huskesedler og efterfølgende tastearbejde.

Sparer tid

Blandt dem, der har taget det nye ledelsessystem i brug, er Palle Knudsen Kunststoffabrik med 40 medarbejdere i Præstø. Her har administrations- og kvalitetschef Rikke Molter siddet med kvalitetsstyring de seneste tre år. Hun sparer først og fremmest tid.

– Tidligere havde vi et Excel-baseret system, som vi brugte til skabeloner, dokumenter og procedurer. Det var meget omstændeligt. Medarbejderne skrev afvigelser, forbedringer og reklamationer i hånden, hvorefter jeg tastede dem ind. Det var spild af tid, siger Rikke Molter, der har undersøgt andre systemer. De var enten for dyre eller for firkantede. Virksomheden skulle passe til programmet – ikke omvendt.

Flere afvigelser

Hun har siden ibrugtagningen af programmet i januar konstateret en væsentlig forøgelse af antallet af afvigelser, fordi det er blevet så enkelt, at medarbejderne får det gjort. Det øger potentialet for forbedringer, siger Rikke Molter og tilføjer, at også procedurebeskrivelser til nye arbejdsgange er blevet nemmere at implementere. Så snart hun har godkendt en ændring, får alle den nyeste version frem i systemet. Næste skridt bliver at tage kalibrerings-, service- og reparationsmodulet i brug.

– Alle, der som os er certificerede efter ISO 9001:2008 skal opgraderes til ISO 9001:2015 inden 2017. Så vi stod alligevel overfor en total renovering af vores system, forklarer hun.

– TopManager er beregnet til små virksomheder som vores, der gennem årene har opbygget et system baseret på Word og Excel. Så det er i høj grad rentabelt i forhold til den tid, vi sparer.

Opstart: Der var ikke langt fra ide til handling for Lasse Ahm, som sammen med Kim Ingemann Erichsen har står bag TopManager.

Lokalt samarbejde satte gang i udviklingen

Når man har en god idé, er der ingen grund til at vente. Derfor tog Lasse Ahm fat i Kim Ingemann Erichsen fra Peak Production i Vordingborg. Fra det lokale netværk »Innovation & Vækst« vidste Lasse Ahm, at Kim Ingemann Erichsen er ekspert i programmering. Herefter gik det stærkt.

– Vi havde det første møde i juni, og 1. oktober var vi klar til at præsentere en gennemtestet version for kunderne, fortæller indehaveren af Lasse Ahm Consult, der står bag ledelsessystemet TopManager.

Han havde billedet af den færdige løsning i hovedet og en lang liste med kravspecificeringer, men hvordan det teknisk kunne løses, anede han ikke.

– For at kunne omsætte idéen til software skulle vi først have et fælles sprog. I starten havde vi nogle lange møder. Til gengæld eliminerede vi risikoen for at arbejde i hver sin retning, forklarer Kim Ingemann Erichsen.

Kompetencemodul på vej

De var enige om, at andre systemer på markedet er for store og komplekse. Virksomhederne bruger kun en brøkdel af modulerne. I stedet ville de skabe noget enkelt og intuitivt. Og så skulle det ligge i cyberspace, så det kan tilgås fra alle devices.

– Vi har bevidst lagt os på et niveau, der er interessant for mindre og mellemstore virksomheder, forklarer Lasse Ahm og tilføjer, at de to udvikleres lokale tilhørsforhold har speedet processen op og holdt udgifterne nede – ganske enkelt fordi der har været færre blindgyder.

De har lyttet til brugerne og forbedret systemet efter deres ønsker. Og ifølge Lasse Ahm har de allerede planer om en videreudvikling, så det ikke kun er dokumenter, TopManager håndterer.

– Blandt andet arbejder vi på et modul, der giver overblik over samtlige kompetencer i en organisation eller virksomhed. Men vi skal stadig »keep it simple«. Vi skal ikke flytte os fra idéen med, at det skal være et enkelt ledelsessystem.

Vi hjælper brugere rundt omkring i verden…

𝗩𝗶 𝗵𝗷æ𝗹𝗽𝗲𝗿 𝗺𝗲𝗱𝗮𝗿𝗯𝗲𝗷𝗱𝗲𝗿𝗲 𝗿𝘂𝗻𝗱𝘁 𝗼𝗺𝗸𝗿𝗶𝗻𝗴 𝗶 𝘃𝗲𝗿𝗱𝗲𝗻 𝗺𝗲𝗱 𝗮𝘁 𝗯𝗲𝘃𝗮𝗿𝗲 𝗼𝘃𝗲𝗿𝗯𝗹𝗶𝗸𝗸𝗲𝘁 𝗼𝗴 𝗵𝗼𝗹𝗱𝗲...