Forslag til procedure for TOPmanager® Whistleblower System

Nedenstående forslag er et forslag til en procedure for en intern whistleblowerordning og tager udgangspunkt i den gældende danske lovgivning på området; Lov om beskyttelse af whistleblowere, LOV nr. 1436 af 29. juni 2021. 

Formål
Formålet med Firma A/S’s whistleblowersystem er at sikre effektiv og anonym mulighed for, at virksomhedens ansatte gennem ledelsessystemet har mulighed for at indberette forhold, som er ulovlige eller på anden måde miskrediterer medarbejdere og virksomheden. Formålet er således at skabe trygge rammer for de ledere og medarbejdere, som gerne vil indberette forhold, som de anser for ulovlige, miskrediterende eller på anden vis ikke forenelige med den forventede adfærd i virksomheden. 

Omfang
Whistleblowersystemet er et internt system, som omfatter muligheder for at indberette enkeltstående episoder eller vedvarende forhold, som den enkelte observant/bruger føler behov for at indberette idet observationen  vurderes at være ulovlig, miskrediterende og/eller nedgørende eller på anden vis ikke forenelig med virksomhedens værdier. 

Ansvar
Det er virksomhedens øverste ledelse (direktion og/eller virksomhedens bestyrelse) (udfyld med konkrete roller), som har ansvaret for at virksomhedens ansatte er informeret om mulighederne i TOPmanager® Whistleblower System, at ordningen er tilgængeligt for medarbejderne og at whistleblowersystemet fungerer i praksis, når indberetninger skal besvares, behandles, arkiveres og slettes. 

Aktivitet
Enhver leder og medarbejder opfordres til at indberette ulovlig, stærkt krænkende og/eller nedgørende adfærd som ikke forenelig med virksomhedens værdier via TOPmanager® Whistleblower System.

Eksempler på indberetninger
Indberetninger kan eksempelvis omfatte observationer vedr. økonomisk kriminalitet, sexuelle- eller verbale krænkelser, svig, korruption eller andre ulovligheder, som vedrører arbejdspladsen, samarbejdspartnere, kunder, indberetteren selv eller kolleger eller andre dele af den øvrige organisation. 

Er du indberetter? Læs vejledningen TOPmanager® Whistleblower System ► (1) Sådan foretages en indberetning i whistleblowersystemet.
Er du behandler? Læs vejledningen TOPmanager® Whistleblower System ► (2) Sådan modtages og behandles en indberetning i whistleblowersystemet.

Foretag en indberetning 
Aktiver menupunktet WBS i hovedmenuen og udfyld indberetningen så fyldestgørende som muligt.

Vælg modtagere af din indberetning (minimum 2 personer)
Indberetteren har mulighed for at sende sin indberetning til 3 på forhånd udvalgte og navngivne personer. Indberetninger fremsendes igennem platformen. Alle indberetninger sendes krypteret. Det er ikke muligt for modtagerne eller andre personer at finde frem til, hvorfra indberetningen er sendt. En indberetter kan sende indberetningen anonymt eller indberetteren kan give sig til kende via sit navn eller via et alias (et ord eller sætning som indberetteren gerne vil kendes ved). De personer, som skal modtage indberetningen, er allerede valgt af ledelsen. Indberetteren har mulighed for at fravælge én af disse fastlagte modtagere, såfremt det findes uhensigtsmæssigt, men indberetningen skal sendes til minimum 2 personer. Indberetteren kan altså kun fravælge én ud af de to modtagere. 

Indberetningsformularens opbygning:

Hvad vil du gerne indberette? * (Oplys gerne så detaljeret som muligt. Beskriv hvad du har kendskab til).
Beskriv her hvad du gerne vil indberette. Vær detaljeret og så fyldestgørende som muligt, så dem som skal arbejde med sagen har de bedste muligheder for at arbejde videre med sagen. * Felter skal udfyldes.

Hvor har du din viden fra? * (Oplys hvorfra du har dit kendskab eller viden til hændelsen).
Beskriv hvorfra du har din viden. Vær detaljeret og så fyldestgørende som muligt, så dem som skal arbejde med sagen har de bedste muligheder for at arbejde videre med sagen. * Felter skal udfyldes.

Omfang af hændelsen ? (Oplys gerne om hvor ofte – enkeltstående eller gentaget hændelse)
Beskriv omfanget af hændelsen. Vær detaljeret og så fyldestgørende som muligt. Oplys gerne beløb, antal styk etc. Udfyldelse af feltet er valgfrit, men ved at udfylde feltet gør du arbejdet lettere for modtagerne af din indberetning.

Hvor fandt eller finder hændelsen sted ? (oplys gerne detaljer om adresser / sites / afdelinger / lokale)
Beskriv hvor hændelsen du indberetter fandt eller finder sted. Vær detaljeret og så fyldestgørende som muligt. Oplys gerne præcise adresser, lokationer, afdelinger, specielle situationer etc. Udfyldelse af feltet er valgfrit, men ved at udfylde feltet gør du arbejdet lettere for modtagerne af din indberetning.

Hvornår fandt eller finder hændelsen sted ? (oplys gerne om tidspunkter / situationer)
Beskriv hvornår hændelsen du indberetter fandt eller finder sted. Vær detaljeret og så fyldestgørende som muligt. Oplys gerne datoer og tidspunkter etc. Udfyldelse af feltet er valgfrit, men ved at udfylde feltet gør du arbejdet lettere for modtagerne af din indberetning.

Indberetteren bør overveje hvorvidt denne ønsker at sende sin indberetningen som “Anonym” eller give sig til kende?
Når indberetteren har skrevet din indberetning færdig og inden denne sendes skal indberetteren have taget stilling til om indberetteren ønsker at være anonym eller om indberetteren vil oplyse din identitet (sit navn) eller oplyse et alias. Et alias er et dæknavn som indberetteren kan kalde dig. Vælger indberetteren sit eget navn eller at anvende et alias, vil dette fremgår af indberetningen hos modtagerne – ellers vil indberetningen modtages som en anonym indberetning. 
Foretager indberetteren ikke noget valg, så sendes indberetningen som “Anonym” (default). 

Vedhæft filer til indberetningen
Indberetteren kan uploade et billede eller øvrige filer til indberetningen. Upload sker nederst i indberetningen. Indberetteren kan uploade filer i følgende formater: jpg, png, jpeg, gif, mpg, mp4, mpeg, mow, 3gpp, pdf, xlsx, xlsm, xls, xlm, doc og docx. 

Send indberetning
Tryk på “Send indberetning” og indberetningen sendes afsted. 

Korrespondance – (Sagslog)
Unden knappen “Korrespondance – (sagslog)” kan indberetteren gense sin indberetning ligesom indberetteren har mulighed for at svare på spørgsmål fremsendt af modtagerne. 

Dialogen mellem indberetteren og modtageren vil vil være opført i rækkefølge med dato og tidspunkt for afsendelsen. 

Tilbagetrækning eller sletning af indberetningen
Indberetteren har ikke mulighed for selv at tilbagetrække eller slette sin indberetning når den først er sendt afsted. Indberetteren har mulighed for i dialogboksen, at oplyse modtagerne om at indberetteren ønsker at trække din indberetning tilbage eller at denne ønsker at indberetningen skal slettes. Så er det op til modtagerne at slette en indberetning.

Modtagelse af indberetning
Når en medarbejder har indsendt en indberetning oplyses dette via en neutral mail til modtagerne af indberetningen. Er der ikke fravalgt modtagere sendes informationen om indberetningen til alle 3 modtagere. Er én af modtagerne fravalgt, sendes meddelelse om indberetningen kun til de 2 øvrige modtagere. Mailens indhold er yderst neutralt idet det alene oplyses, at der er foretaget en indberetning. Der skal således logges ind af modtagerne i TOPmanager® for at se indberetningen.

Når der er nye indberetninger vil menupunktet WBS blinke GULT eller GRØNT.

GULT blinkende lys betyder at der er nye indberetninger som ikke er igangsat. Der skal tages action om én eller flere indberetninger fra én eller flere modtagere.

GRØNT blinkende lys er når indberetningen er opstartet, men den aktuelle modtager endnu ikke har set på sagen.

Når behandling af de indberettede sager er opstartet af én af modtagerne og man som modtager har set på de øvrige sager, så slukkes WBS-menupunktet. Der vil således være et farvet WBS-menupunkt, sålænge der er indberetninger man som modtager ikke er orienteret om. 

Overblik over indberetninger
Klik på menupunktet WBS. Indberetningerne vises på oversigten i de 3 kategorier:

• Nye indberetninger
• Igangværende indberetninger
• Arkiverede indberetninger

Klik på den indberetning/sag, som skal gennemses og/eller behandles. 

Anerkend modtagelse/Opstart sagsbehandling
For at svare personen, som har fremsendt indberetningen, skal modtageren markere feltet og klikke på “Anerkend modtagelse/Opstart sagsbehandling”. Nu åbnes en dialogboks, hvor modtageren har mulighed for at anerkende modtagelse overfor indberetteren. 

Bekræft modtagelse af indberetningen overfor indberetteren
Èn af modtagerne af indberetningen anerkender modtagelsen overfor indberetteren inden for 24 timer (gældende lovgivning accepterer op til 7 dage inden anerkendelse af modtagelsen). Modtagere af indberetninger kan eksempelvis skrive følgende tekst til afsenderen:

Kære indberetter
Jeg anerkender modtagelse af din indberetning vedr. xxxx.
Vi er taknemmelige for din indberetning og påskønner, at du oplyser om disse forhold til os, så vi kan reagere, undersøge sagen nærmere og handle på dine informationer. 
Med venlig hilsen Lars Petterson. 

Supplerende spørgsmål
Det er muligt at stille supplerende eller opklarende spørgsmål i TOPmanager® Whistleblower Systemet til indberetteren. Dialogen vil fremgå af knappen “Korrespondance – (sagslog). 

Behandling af indberetningen

Modtagerne af indberetningen skal sikre koordinering af indsatser, nødvendige aktiviteter og det videre forløb i sagen inden for rimelig tid – afhængig af sagens alvor. Modtagerne skal sikre et vedholdende fokus og sikre fremdrift i de enkelte sager. Såfremt én eller flere sager kræver særlig faglig ekspertise er det modtagernes pligt og ansvar at viderebringe sagerne for kompetente fagspecialister, der kan medvirke til sagernes behandling. 

Når en modtager af indberetninger selv ønsker at foretage en indberetning. 
Når en modtager af indberetninger selv ønsker at foretage en indberetning kan dette ske via knappen “Foretag eller se egen indberetning”. Klik på knappen og indberetningsformularen kommer frem.  

Modtagelse af feedback / Afslutning af indberetningen
Indberetteren skal modtage feedback hurtigst muligt og ikke senere end tre måneder (3 måneder er fastlagt i lovgivningen) efter bekræftelse på modtagelse af indberetningen.  

Arkiver indberetningen
Når sagen er færdigbehandlet kan sagen arkiveres. Marker feltet ved siden af knappen “Arkiver” og klik på knappen. Sagen arkiveres herefter.  Arkiverede sager kan efterfølgende gen-aktiveres. 

Indstil sag til sletning
Når en sag ønskes slettet kan det være begrundet i én eller flere årsager:

• Indberetteren kan have fremsat ønske om at trække indberetningen tilbage 
• Indberetteren kan have fremsat ønske om at indberetningen slettes
• Indberetning er så gammel at det ikke tjener noget formål at opretholde arkiveringen af sagen.
• Indberetningen indeholder personrelaterede oplysinger, som er underlagt sletning efter en af virksomheden fastlagt periode.
• Andre årsager

En sag indstilles til sletning ved at én af modtagerne indstiller sagen til sletning.  Marker feltet ved siden af knappen “Indstil til sletning” og klik på denne. Sagen er nu indstillet til sletning.

Indstillingen til sletningen vil fremgår hos de øvrige modtagere af den enkelte indberetning. Disse modtagere kan altså på oversigten af indberettede sagen se de sager, som er indstillet til sletning. Teksten fremgår med RØD skrift.  Indstilingen fremgår også inde i den enkelte sag. 

Sletningen gennemføres
Når alle modtagere har indstillet samme sag til sletning, slettes sagen. Alle modtagere skal altså have accepteret sletningen før denne kan finde sted. 

Slettede indberetninger kan ikke genskabes eller rekonstrueres.